幻灯片——文件——准备好!
 
我们如何提升内部沟通?2011年春天,一家大型财务机构就问了这样的问题。当时这家机构的沟通是这么进行的:每个月各部门将文件汇总起来,连同相关的信息分发给25000多位员工。这些都是在总部办公室里完成的。所有的信息都放在幻灯片上,在一场大型演讲中展示,然后再发送到上百个地区办公室。
 
这样做的本意是让所有地区的经理都能将这些幻灯片展示给他们的员工。加起来可能有250张,这样信息就能一层层按级别传递下去。这种信息“瀑布”在商界其实很常见。
 
这些幻灯片“既要能让人读,又要能让人展示”,但是日程繁忙的职员实在没有时间去读250页的幻灯片。要展示250页幻灯片的团队会议,要花掉两天时间,而不是两个小时。因此,大多数经理人选择阅读部分幻灯片内容。结果就是,每个人看到的信息都是不完整的,这造成了大家无法达成共同愿景。
 
为了改变这种状态,他们比较了各种方法,最后决定只让6名员工来制作幻灯片。幻灯片的数量减到了40张!每页幻灯片上的信息也减半了。新样式的幻灯片在视觉上更吸引人了,最重要的是,更容易阅读了。所有人都认为这是个巨大的进步:信息更容易被理解了,会议变得更有意思了,还有宽裕的时间来进行讨论了。所有的地区经理都觉得新幻灯片好得不能再好了。那么人们现在接收到的信息真的是变少了吗?并非如此。伴随着这40页幻灯片的,还有一份内容详细得多的文件,足足有20~25页,它总结了大家都需要了解的事情。这可真是在先前250页幻灯片上巨大的进步啊!
 
时间也得到了大大的节省。新版的幻灯片和附录只需要花40个小时就能做好,而之前,这项任务要花比现在3倍还要多的时间呢!
 
语言对于内容的控制就如手套紧紧勒住肌肤一般。
 
霍德弗里德·伯曼(Godfried Bomans)
 
在第四阶段,你已经进行到了收尾的部分,大多数内容已经完成了。你知道你的目的是什么,你想要传达什么样的逻辑信息,你需要什么感官元素。事实上,你已经准备好了面向观众进行演讲的准备。在大多数的商业演讲中,你还需要一些视觉工具,可以是幻灯片或是其他视觉工具。不过,无论你使用哪种工具,请记住它的作用是什么,它必须只是你演讲的辅助性工具。
 
如果观众比较多,那么使用幻灯片是比较靠谱的。如果观众是三四个人的小群体,你使用活动挂图就够了。你还可以利用视频、录音、白板、交互式白板,或是最传统的(也是我最喜欢用的)黑板和粉笔。同样,你也可以使用摘要、散页或者其他更复杂的工具。
 
请根据下列标准来决定哪种媒介对你最有用:
 
·媒介的有效性。哪种媒介更能符合你的需求?
 
·公司文化。如果你进行演讲的这家公司人员习惯使用幻灯片,那你最好也效仿他们。
 
·成本。如果你只打算用一次,那就不要在(昂贵的)3D影片上砸钱了。
 
·可用时间。你只有5分钟时间进行演讲,那你能展示多少张幻灯片?
 
·对媒介的熟练使用程度。如果你不了解交互式白板的工作原理,那就不要在演讲中使用它。
 
·你希望传达的体验。你想要惊喜吗?那就请使用一个让人感到惊喜的媒介。例如,使用更具创新感的Prezi来代替大众普遍使用的PowerPoint。不过请记住,不是每个人都和你一样精通最前沿的科技手段,他们可能会无法理解Prezi里的“无限画布”功能。
 
用还是不用幻灯片
 
关于这一点,我已经在第一部分提到过。在大多数的商务演讲中,你使用哪种软件其实没有多大区别。如果你遵循如何设计出精彩幻灯片的规则,那每个软件都有它的优点。区别主要是在软件的界面上,有的软件要比其他同类型的软件更易于操作。最重要的是,你对这个软件比较熟悉,可以在最短的时间内发挥其最大的效用。
 
对PowerPoint的使用,一直存在着不少争议,不过其中的很多争议站不住脚。正如唐纳德·诺曼(Donald Norman)在他的论文《为PowerPoint正名》中写道的:“早在PowerPoint被发明之前就有很多无聊的演讲了”(Norman,2004)。问题不是出在科技上,而是出在演讲者身上。直接照着幻灯片读的演讲者没有正确完成他们的任务,这么做只会让观众在开场后短短几分钟就失去兴趣。
 
结论就是,考虑好以上的标准,选择你用起来最顺手的工具。
 
更好利用演讲工具的小贴士
 
1.花时间彻底了解下这款软件。日后当你频繁用到这款软件时,可以节省很多时间。
 
2.了解这款软件的快捷方式。这么做也会帮你节省时间。
 
3.在进行非常重要的演讲时,请教专业的幻灯片设计师,这么做会比你自己制作幻灯片达到的效果要好很多。
 
想要了解更多信息?我的网站www.edgruwez.com会对你有所帮助的。
 
 
 
 
 
第10步:制作幻灯片 越少越好
 
确保你的幻灯片与你说的内容相对应。
 
马茨凯维奇(Mackiewicz)
 
本阶段开篇所介绍的那家金融机构的案例,展示了优秀的幻灯片能提高沟通的有效性,并且制作起来更快。这个案例只是众多案例的一个缩影而已。
 
即便如此,想要做出优秀的幻灯片,还是需要花费一定的时间和精力的。最重要的问题(我再次提及)就是你希望通过幻灯片达到什么目的。我将幻灯片分成四种类型,每种需要花费的时间和精力各不相同。
 
·主题类幻灯片,针对非常重要的大型演讲。
 
·会议类幻灯片,面向人数较少的群体进行的演讲。
 
·工作类幻灯片,促进团队讨论和深入思考的工具。
 
·信息类幻灯片,为补充信息。
 
每种类型的幻灯片都有各自的要求。我们来了解一下。
 
1.主题类幻灯片。该类型的幻灯片在视觉效果上越强烈越好。你需要的是完美的图像设计,但要避免各种花哨的装饰,还要避免文本信息,这样观众的注意力就会集中在演讲者说的话上。主题类幻灯片甚至都不需要标题,信息都由演讲者口头表述。你要留意动画效果,这样视觉元素才能在正确的时刻展现给观众。结尾的幻灯片的图像设计必须是完美无缺的,在演讲结束后,不要将主题幻灯片发放给观众。
 
 
 
2.会议类幻灯片。在这类幻灯片上可以插入更多的文字和细节,即便如此,你仍然只需要使用必要的信息,绝不要将整句话都放到幻灯片上;幻灯片的作用是对你所说的内容进行强调。会议类的幻灯片一般都有一个标题,它给你的演讲限定了一个框架,也总结了幻灯片上的内容。在商业会议中,分发材料也是个好主意。
 
 
 
3.工作类幻灯片。这类幻灯片会在团队创意活动中发挥作用。观众应该关注的重点不是发表演讲的人,而是在互动中产生出的成果。因此,你可以放更多的内容到幻灯片上;比起幻灯片,它们更像是工作文件。不过千万不要在真正的演讲中使用这类幻灯片,它们可以作为你演讲中幻灯片的基础,你需要重新加工。
 
 
 
4.信息类幻灯片。这类幻灯片用来回应技术类问题。因此,幻灯片的布局不是很重要,重要的是效率。不要过多地考虑布局,你要在幻灯片上列出数据、表格和图形。如果你希望告诉观众,你的演讲建立在确凿事实和数据之上,那么你可以使用信息类幻灯片。在真正进行演讲的时候,展示数据的时间不要太长,你一定不希望观众读完幻灯片上所有的细节部分!
 
如何开始制作幻灯片
 
当你开始自己制作幻灯片时,首先要记住的是,幻灯片的页面布局并没有你的想法是否清晰、是否吸引人重要。你必须把故事讲好,这比你的幻灯片要重要得多。如果赶时间,那你就以“极简主义”的思想去设计幻灯片,或者就直接免去幻灯片这个环节。为什么人们在演讲时都喜欢使用数码工具呢?白板或者活动挂图不是更方便一些吗?不过你还是要提前设计一下的,即使是使用活动挂图,也要练一下在上面写字和画图。你要检查一下自己是否能在合理的时间内画出你想要表达的内容。使用活动挂图要使你的表述会更自然。
 
 
 
 
 
有人觉得活动挂图实用性不强,因为在演讲结束之后,观众拿不到任何分发的资料。其实发挥一点创意,这个异议就能被轻易解决。你可以用智能手机上的照相机拍下活动挂图或者白板上的内容,然后将它添加到Word文档里,加上一点注释。这样不到半个小时你就制作好了需要分发的资料,然后就可以寄给观众了。
 
当你真正开始着手制作幻灯片时,我推荐你从以下两个步骤中选择一种:幻灯片软件——纸张——幻灯片(数字——手工——数字)或是纸张——幻灯片软件(手工——数字)。这两个步骤的关键都是你要先在纸上设计幻灯片,而不是直接在软件上操作。想象你是位建筑师:在你使用CAD软件之前,你先要将自己的想法绘制出来。
 
数字——手工——数字
 
数字
 
如果你在演讲软件中的备注页写下了故事情节,那么你就已经完成这一步了。如果你还没有写的话,那么把故事情节写到备注页上,然后在幻灯片上写好标题。
 
手工
 
1.打印幻灯片和演讲者备注页,这样你就打印出空白的故事模板了。在每张纸上设置两三张幻灯片,这样你就有了故事模板,就像电影导演用的那种。在这些带有幻灯片格局的空白模板上,你可以进行设计,写下幻灯片的内容。
 
2.绘制幻灯片。在纸上而不是在软件上进行绘制。用铅笔和橡皮进行绘制,这样当你发现有些内容没什么意义时,就可以进行修改。
 
3.检查。当一切都画到纸上时,你就拥有了一份很棒的工作文件,你可以拿着它进行排练,或是同上司或同事进行核对。现在进行这一步而不是在幻灯片已经做好再进行,你会节省大量的时间。
 
 
 
数字
 
1.现在你可以在幻灯片软件上制作幻灯片了。切记要尽量减轻认知负荷,删掉一切不相关的内容。
 
2.批判性地审视你的幻灯片。当你在PowerPoint上或是其他软件上制作好幻灯片后,首先自己浏览一遍这些幻灯片。要批判性地思考:
 
——每页幻灯片都有必要吗?你有疑问吗?把幻灯片隐藏起来,如果你需要的话,在演讲的时候你还是可以展示它们。
 
——幻灯片上的所有内容都是必不可少的吗?是否插入了过多的文本信息?是否有些图像、图形或文字只是累赘?如果答案是肯定的,那就删去它们。
 
-同上司或同事一起检查这份幻灯片。
 
 
 
3.在做好的内容上插入动画。把动画制作留到最后再做是个好办法。这么做会节省很多改来改去的时间。仔细检查幻灯片备注页的内容。你打算说什么?确保在你演讲时,正确的视觉元素会出现在合适的时刻,这样观众的注意力就会集中到你说的内容上。
 
手工——数字
 
其实第二种方法同第一种方法区别不大。你只需省去第一步——使用幻灯片软件,直接在纸上写下标题和备注。可以使用A5纸(直接将A4纸一分为二)。在每张纸的顶端写下标题,然后在下方设计幻灯片。这样每张纸就是一张幻灯片。把这些纸编好顺序。
 
你可以拿着这些纸来模拟演练。当你觉得一切就绪,就可以把纸上的内容搬到演讲软件上了。这种方法工作起来最快捷,也是我最常用的方法。
 
如果你在这些纸的背面写下了备注,那你马上就有了演讲时可以用的提示。
 
 
 
 
 
将金字塔结构放入幻灯片的最便捷、省时的方法
 
金字塔结构让你能对每页幻灯片该放什么内容心里有数。事实上,你可以给金字塔结构下的每个分支都准备一张幻灯片。总结性结论就是幻灯片的标题,分支下的不同要素可以按照可视方式排列,或是用标题符号列出。
 
如果你按照金字塔的顺序进行设计,那么你的演讲的结构能够让观众一目了然。如果你的结构图设计合理,那么你可能花不了多少力气就能设计出一套精彩的幻灯片。不过如果你过于严格地遵循这个逻辑,你的演讲会比较乏味。为了避免这种结果,你可以在有的幻灯片下设置三个层级来取代原先的两个层级,在有故事或其他抓手的地方插入额外的幻灯片。
 
 
 
在纸上设计幻灯片的五大原因
 
1.你的大脑得以清空。画图让人放松,它能够激发你的创造力。当你要设计结构图顶端的幻灯片以表达你的信息时,正需要创造力。
 
2.你可以释放认知能量。使用软件会占用你大量的认知空间,因此请在纸上工作,集中注意力手绘出幻灯片,不要被软件的各种功能给弄晕了。
 
3.画图能够节省时间。比起在电脑程序上操作,在纸上画图会快得多。
 
4.你会更批判地看待结果。自己做的幻灯片总是看起来不错,你不会舍得删掉一张花了快一个小时才做出来的幻灯片,不是吗?
 
5.你会设计出简洁的幻灯片。如果是在纸上设计,你很快就会发现,你在每页幻灯片上放进的东西会变少。很难解释这是为什么,不过确实是真的!
 
慎用模板
 
很多公司都有强制性的模板,大家都需要遵循公司规定的风格。通常模板总是弊大于利的。模板看起来很吸引人,这并没什么问题,不过有时候它们并不适合在演讲时使用。这些模板通常是由公关经理设计的,他们首要关注的是突出公司LOGO,让幻灯片看上去惊艳。更糟糕的是,他们往往在模板上加入没必要的信息。
 
模板的设计者在设计模板时,通常都没有考虑到演讲的需要。另外,他们忽视了要将认知负荷降到最低的必要性。我们现在就来看几个例子:很多模板带有沉重的认知元素(幻灯片页面上每个角都有LOGO,有太多彩色元素,还有公司网址、免责声明、广告语等),这些对演讲却没什么价值,既占用你幻灯片上的宝贵空间,还会增加观众的认知负荷。
 
另外,如果你一字不差地遵守模板,那最后结果会是,你的幻灯片非常整齐,但是很无趣。所有的演讲看上去都是视觉复制品,所有的观众都会无聊到打盹。你要足够大胆,并且充分运用创造力,将模板的限制转化成对你有利的局面。通常一些细微的调整是可以被接受的,只要你能够遵循公司风格。不过不要改得太过火,我可不是在鼓吹对模板进行改革!我完全理解公关经理的顾虑,如果放任每个人都按自己的方式去做,那么演讲会糟糕地不忍直视!模板的存在是有必要的!不过最好还是让那些对演讲略知一二的平面设计师来设计模板吧。
 
给模板设计师的小提示
 
1.不要过多使用LOGO。LOGO真的有必要吗?需要出现在每张幻灯片上吗?显然在内部演讲时并不需要,因为大家都知道自己在为谁工作。即使是外部演讲,你也要对LOGO出现的次数和LOGO的大小进行控制。
 
2.选好颜色。让演讲者能有几套色彩选择,这么做既能避免不合适的颜色组合,又能让演讲看起来不会千篇一律。
 
3.限定认知负荷。你设计的模板要让观众的工作记忆运转得最少。这就是说你需要有限度地使用视觉元素。你需要将幻灯片设计得非常吸引人,还要确保它们不会将观众的注意力从更重要的元素上分散。
 
4.建立自己的图片库。帮助演讲者找出最佳、最适合的图片。如果你做一个图片库,你就可以帮助演讲者节省时间,同时保证视觉效果就是你想要的。请提供像素尽可能高的图片,以便演讲者能够按需求进行放大和剪切。
 
 
 
标题幻灯片
 
有的幻灯片的目的是为了让你的演讲结构和话题间的过度清晰明了,这种幻灯片被称为“标题幻灯片”或“菜单幻灯片”。它为你提供机会,让你能够重复关键信息。在你谈论一段趣闻,或是过渡到另一个话题上的时候,你就在屏幕上放这张幻灯片。
 
 
 
幻灯片墓地
 
有时候你会发现某张幻灯片实在没有必要,但是删掉它,又让你觉得很痛心。那就在幻灯片最后准备一个幻灯片墓地,将你所有精彩的“花絮”暂时放到里面。你可以登录我的个人网站来下载下面这张写着幻灯片墓地的标题幻灯片。
 
找到平面设计的度
 
平面设计能传达出的内容比你所想象的还要多。糟糕的平面设计会让观众不舒服。是不是演讲者认为这个演讲不重要,所以平面设计做得这么差?还是他认为我们观众有时间可以浪费在这样的次品上?同时你还要避免在反方向走得太远。如果你的平面设计过于高端,那么你会引发另一种批评:“这肯定花了大价钱!”或是“好吧,这就是形式大于内容!”当后一种情况发生时,往往是因为演讲者聘请了对图像非常精通但对演讲一无所知的平面设计师。
 
 
 
多媒介设计原则
 
理查德·梅耶对学习过程中多媒体(尤其是幻灯片)的使用展开了大量的科学研究。在他的著作《多媒体学习》中,梅耶做了归纳总结,列出了12项多媒体设计原则(Mayer,2009)。工作记忆的理论可以部分地解释这些原则,同时这些原则都有坚实的科学基础。这些原则中的前10项对演讲中幻灯片的设计非常有用(最后两个原则讨论的是在线学习,与我们所谈论的主题无关)。
 
 
 
 
 
资料来源:Adapted from tables 14.1,14.2 and 14.3(pages 267-268)in Richard E Mayer,Multimedia Learning,2nd Edition,© Richard E Mayer 2001,2009,published by Cambridge University Press,adapted with permission.
 
平面设计的基本原则
 
做好一场商务演讲,并不要求你必须是位专家级别的平面设计师。如果你要做一场非常重要的主题演讲,我建议你雇用一位专业的人员来为你设计幻灯片,最好这位专业人士还精通演讲。
 
如果是普通的商务演讲,你只要遵循平面设计的一些基本原则,就能制作出符合标准的幻灯片。这些原则中最重要的内容是:
 
·善用可用空间。
 
·善用文本。
 
·善用颜色。
 
·善用图片:形状、图解、照片、视频。
 
·可视化数据:图表、表格。
 
·动画和互动。
 
善用可用空间
 
现在你面前是一张白纸。你打算放什么内容上去?你打算把内容放在哪里?显然,第一步是在纸的顶端写下标题,在标题的下面,你需要添加同标题相关的要素,并且按照你演讲提到它们的顺序排列。那么这些要素在演讲的过程中会以怎样的形式出现呢?可以自上而下,不过也不必一定如此。最重要的一点是,你要确保屏幕上的可用空间是按照最有利的方式使用的,把观众的眼球吸引到最重要的内容上去。思考一下,观众最先看到的是什么?然后又会看到什么?图片会吸引注意力,明亮的颜色、字体很大的文本以及意想不到的内容也会。
 
另外,别忘了留白的重要性。大多数演讲者害怕在幻灯片上大面积留白,就像他们害怕在演讲中长时间的沉默。然而,留白和沉默对演讲都是有积极作用的。它们让你的观众休息片刻以集中精力在真正重要的内容上。所以,请抵制把幻灯片中的每寸面积都塞满的诱惑。如果幻灯片上塞满信息,观众就得花大量认知精力辨识哪里才是关键要素。他们就几乎没有力气再听你讲什么了,而听你讲是更重要的。如果你确实有很多信息要呈现,把它们分一分,放到几张幻灯片里去。这样每张幻灯片都不会太满。
 
如何合理划分可用空间
 
1.用两条水平线和两条垂直线将幻灯片分成9个长方形。把文本或其他元素顺着网格线放。
 
 
 
2.按黄金比例把幻灯片线条或图形分成一小一大两个部分,两者的比例等于大的部分与全部的比例。
 
 
 
善用文本
 
边看图边听讲解,理解得更快,但是,即便如此,你还是需要在幻灯片上写字。你需要把幻灯片看作一个路标,上面只有提示,你在开车时会看一看以确保开在对的路上。如果你花很多时间来读路标上的字,就容易出事故了。因此,你要像写路标那样来写幻灯片上的文字,要确保文字清晰可读。
 
 
 
优化幻灯片文本小贴士
 
1.不要使用整句话。你要写下的不是你要说的所有内容,而是能够作为视觉资料支持你所说的内容的关键词。请逐张检查幻灯片,看看是否能让文本更简洁一些,没必要的信息能丢多少就丢多少。
 
2.记得考虑文字间的间隔。请在不同的文本要素间留出足够的空白。
 
3.不要在文本外加框。这么做可能视觉效果还不错,但是加了框会增加观众的认知负荷。只有当幻灯片格局非常简洁或需要强调关键信息时,你才加框架。
 
4.确保文本和幻灯片背景对比鲜明。这是确保文本信息易读的重要因素。
 
5.把文本当成视觉元素使用。你可以在文字颜色和字号上下点功夫。这可是制造视觉冲击力的既简单又有效的方法。
 
 
 
空间相邻
 
逻辑相关的东西应该放在一起。美国的一组研究人员发现,如果把数字公式和解释文字分开放,学生理解起来会难一些。
 
这也印证了迈耶的空间应变原则。设计师喜欢称之为“空间相邻”原则,两种叫法说的是同样的道理:相互匹配的图像和文字在位置上越靠近越好,这样二者的关系会更清晰。
 
 
 
字体和字号
 
现在的软件都会附带海量的字体供你选择。有些字体看起来确实很有趣,不过在你弄清自己要做什么之前,还是不要轻易尝试。
 
1.选择清晰可读的字体。对于纸质文本来说,诸如Times或是Garamond的衬线字体是最合适的选择。Arial或是Verdana这样的无衬线字体则适合用在屏幕上。
 
2.选择各程序通用的标准字体。不然你就得把字体在幻灯片上做成不可编辑的。如果不这么做的话,在不同电脑上打开幻灯片,可能发生字体变化,这样布局就被打乱了。
 
3.字体要足够大。大多数的演讲中,幻灯片上的字号都太小了。根据你的观众人数来调节字号大小,如果观众是一大群人,那么你就需要大一些的字号。具体该多大?你可以走到房间的最后头,亲自检查一下是否能够轻松读到屏幕上的文字。通常规则是,房间越大,幻灯片上的字体就要相应地放大。
 
在幻灯片上放还是不放文字
 
在第一部分关于工作记忆的章节中,你已经了解到大脑是分开处理听觉和视觉信息的。阅读时大脑的认知部分会花费更多的精力。阅读文字时,你需要将识别出的视觉信息转化成听觉记忆。为什么?因为语言(以进化论的术语来说)是依靠听觉的,因此我们的语言中心设置在听觉工作记忆中。这也解释了为什么当你还是个小孩时,你需要先学会诵读才能学会默读。书面文本垄断着视觉记忆和听觉记忆两大渠道,这也就意味着观众无法一边阅读屏幕上的文本,一边听你说话。
 
不过如果是简短几个字,问题并不大。由于我们拥有自动识别处理机制,简单的字句并不需要用到听觉记忆。因此,使用单个字句是加强关键信息的有效方法,尤其当你在演讲中多次提到这些字句。
 
如果你无论如何都必须在幻灯片上放一整句话,比如引言或是企业宗旨,那么你可以将它大声读出来,或是留点时间让观众去读,然后再继续你要说的内容。
 
善用颜色
 
选对颜色可以让幻灯片在视觉上吸引人,不过也会增加不必要的认知负荷。要用好颜色,不过无论如何请小心使用。如果你想了解如何更好使用并组合颜色,网上有大量的信息,也有很多关于图像设计的书籍供你参考。
 
在制作幻灯片之前,有个好方法是先准备一张幻灯片,在上面放好颜色搭配。如何选择你需要的颜色?可以先从你演讲时所在公司的LOGO开始,或是说如果你的关键信息在图片上,那就可以使用图片上的一些颜色。
 
 
 
一定需要用彩色幻灯片吗?并非如此。想象一下,如果幻灯片全是灰色调,它看起来很专业,然后,如果在上面某处使用彩色元素就能起到强调作用。
 
 
 
优化颜色选择的小贴士
 
1.限定颜色数量为3种,最多不超过5种。使用超过5种颜色会让幻灯片看起来很乱,造成视觉压迫感。
 
2.在演讲中使用相同的颜色。选择一套和谐的颜色搭配,然后整套幻灯片都如此使用。
 
3.选择搭配和谐的颜色。没什么能比不经思考就选出的色彩更让人觉得乱糟糟的了。你可以使用大多数设计软件里都有的色轮。
 
 
 
·色轮中对立的两个颜色对比度最高。
 
·色轮中距离相等的颜色通常很好搭配。
 
·冷色和暖色在色轮中各占一半。暖色可以突出物体,因此可在你想要强调的物体上使用暖色。冷色适合做背景色,或者放在你不用强调的物体上。
 
有些软件或网站会提供工具,帮你制作出和谐的颜色搭配。
 
 
 
4.避免“差不多的颜色”。你想使用和LOGO或是照片一样的颜色吗?如果答案是肯定的,那么不要从色轮中选择颜色,因为如果你这么做了,你选出的颜色只是“差不多的颜色”。颜色选择器可以让你完美复制你想要的颜色。
 
5.考虑到投影质量。大多数投影仪显示出来的图片会比电脑屏幕上显示的对比度低。同样,图片的颜色也会因不同仪器而改变。有时候幻灯片上看起来很棒的淡雅色彩,放到大屏幕上就淡到几乎看不见了。如果可能的话,就地在你将使用的投影仪上播放幻灯片,也许播完你就需要改变某些元素的颜色了。
 
6.勿忘色盲!有15%~18%的男性都是色盲(女性中色盲的比例低于1%),有色盲症状的人很难区分特定颜色。将你的幻灯片调成黑白两色,检查一下它是否能够让每个人轻松看到。全部是灰色的幻灯片对于所有人都是清晰、易读的。
 
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沟通中颜色的作用
 
许多研究人员,包括蒂姆·施密特(Tim Smits)(Smits,2013)、迈耶斯以及佩拉吉奥都研究过颜色在广告中的作用(Meyers,1995)。他们观察人们对于四色广告、黑白广告和专色广告的反应,得出了相同的结论。
 
·如果观众对广告产品的兴趣很低,那么四色版本的广告会吸引更多注意力。
 
·如果观众对广告产品的兴趣很高,那么颜色会起负面影响。它们会增加认知负荷,分散观众对关键信息的注意力,尤其是当颜色用在辅助元素上时。
 
·如果专色用在其余部分都是黑白色的广告上,那么颜色就不会起到分散注意力的效果。
 
你可以将这些知识应用到幻灯片的设计上。将你想要强调的内容配上颜色,然后保持背景颜色黯淡(或是灰色)。如果你想要观众特别注意某张重要的幻灯片,你可以撤掉所有的颜色。不过还是要适可而止,如果你的幻灯片每张都不一样,整体看起来像是新年前夕的时代广场,那观众可不知道该先看哪里。
 
小贴士:撒面包屑
 
理查德·迈耶在他的信息提示原则(基于在加利福尼亚大学的研究,多媒体学习十大原则之一)中建议,当你进行到故事的结构这一步骤时,在任何给定时刻,你要将故事结构清晰可见地展示出来。有一个好方法就是使用“面包屑”。观众可以跟着它们的痕迹前进。在网页上,通常这种“痕迹”都放在新页面的顶端,这样浏览者就能知道自己在网站中的位置。
 
你也可以在幻灯片上这么操作,这对于复杂的演讲尤其有用。不过不要将面包屑弄得过于难懂,通常对金字塔结构第一层给出指引就足够了。
 
通常人们会选择使用视觉图像,不过你也可以把文字当作面包屑使用。这是让观众了解网站内容的最简单的方法。
 
演讲标题>章节名>章节要素
 
 
 
善用图片:形状,图解,照片,视频
 
让我们回过头看看阶段三中图片的使用,突出一张或者几张图片来支持你的关键信息。在制作幻灯片时,我们其实也要为演讲中详细的信息制作图片。当然,原则还是相同的。
 
下面还有些额外的小贴士:
 
1.确保演讲中整体风格统一。你的图片和图表必须风格统一,这么做能够让你的工作记忆得以休息,并且留给观众一种良好的专业形象。
 
2.避免陈词滥调和四处皆是的图片。很多图库照片都已被用过成千上万次了,你在做选择时要保持谨慎。
 
3.不要在每张幻灯片上使用不同图片。这么做会把人弄晕,还会增加观众的认知负荷。少用一些图片,然后在不同幻灯片里重复使用。
 
4.视主题或所在章节选择图片。给各章节配上不同图像更有助于观众记忆。
 
5.慎用3D或其他特效。演讲软件通常会提供多种增加图像和文字视觉冲击力的3D、阴影或其他效果。不过,如果你做得不够好,可能就会弄晕观众,增加他们的认知负荷。
 
应避免的事项包括:
 
 
 
优秀的例子:
 
 
 
做出好图片的小贴士
 
你需要调整照片来符合演讲的要求。
 
1.裁剪。所有的演讲软件都有工具能让你将图片裁剪成需要的尺寸。
 
2.放大。大图片会让人印象深刻,而小图片就无法产生这样的效果,所以不要害怕把图片拉大成全屏。
 
3.给图片重新上色。大部分图片的色彩平衡都不相同,你需要将它们调节到一致。
 
4.黑白色。如果你非常不擅长色彩搭配,那就选择黑白色吧。黑白图片不会占据过多注意力,观众的认知负荷较低。
 
5.文本和图片。你可以在图片上加入文字,当然前提是图片是整张幻灯片那么大。不过请注意以下两点:
 
·确保文字和图片对比足够鲜明。如果图片有块区域颜色非常暗或者亮的话,那就方便多了。请使用能产生强烈对比的文本颜色。
 
·在你想要插入文字的位置插入一个半透明的矩形,能产生想要的对比效果。
 
下面这个例子就能说明,如何通过使用演讲软件中的剪切、背景移除和放大工具来调整一张图片达到所需效果。
 
 
 
可视化数据:图表和表格
 
商务演讲经常会用到数字。请记住,比起显示所有数字,你的故事才是真正重要的东西。即便如此,你在演讲中还是会用到一些数字。
 
我无意细谈这方面内容,不过有很多专业书籍供你参考,其中一些在我的个人网站上有列举。下面这些内容简单、逻辑清晰的小贴士,结合了工作记忆理论和最小化认知负荷,对你会有不少帮助。
 
表格制作小贴士
 
1.避免表格过大。限定表格中的行列数,信息量能证明你的观点即可,不多不少。
 
2.尽量少用水平和垂直线条。越多的线条就意味着有越多的认知负荷,浓烈色彩的区域也是如此。
 
3.使用白色隔开行和列。使用同背景色略有区别的颜色,或是不显眼的灰色线条代替行与行之间的线条。
 
4.引导观众关注。你从中得出结论的数字。
 
 
 
图表制作小贴士
 
1.选对图表。你使用的图表必须能够体现你的推理,或是你想得出的结论。不同图表适用的范围也不同。
 
2.在图表边放上你的结论。将两者放在清晰可见的位置,靠得越近越好,不过更好的方式是不使用文字,让图表自己说明问题。
 
3.移除所有没必要的线条。每加一条线都意味着会有更多认知负荷。纵轴、横轴以及网格通常都是没必要的。
 
4.避免3D和特效。大部分软件都自带这些效果,不过它们只会让你的幻灯片看起来更复杂而没多少帮助。
 
5.慎用颜色。在图表上你会谈论的部分使用最显眼的颜色。
 
6.准备不同版本。如果一张图表包含不同结论,使用不同颜色表明各个结论或以其他方式将它们区分出来。
 
 
 
 
 
动画和互动
 
在幻灯片里使用动画既是福也是祸。说它们是福,是由于迈耶的相邻原则,换而言之,只有当你说到一样事物时,才能展示它或相关文字。而动画就能帮你达到这个效果。
 
不过如果设计得不好,动画也会成为一种麻烦。动画播放一定要选对时间,同时还要与你的口头表述同步。旋转、闪烁或飞行的动画效果其实没有什么附加值,所以请抵制住诱惑,不要使用这些动画效果。记住黄金法则:保持简洁!
 
总的来说,你可以使用动画来:
 
1.同步。当你想在谈论某个主题时屏幕上有相关内容出现,可以使用动画。
 
2.提示。动作能吸引观众的注意力。也就是说,你可以使用动画将观众的注意力集中到你正在谈论的要素上。
 
3.简化。动画不仅能让物体消失或出现,还能让它们移动。制作精良的动画能让演讲的流程更清晰。
 
简而言之
 
现在你已经设计了幻灯片。首先在纸上设计,然后将它搬到演讲软件上。你的设计考虑到了文本使用和放置以及动画编排的关键法则,你也充分考虑了幻灯片上的图片。除此之外,没有别的了。如果时间紧迫,你可以制作极简化的幻灯片。毕竟最重要的是内容!
 
不管在什么情况下,你都要让幻灯片的设计越简单越好。这么做既能节省你的时间,又能让观众更容易理解内容。
 
 
 
 
 
第11步:加入文件 重复关键信息
 
在阶段四开头的那个财务公司的例子中,我们通过提供补充的文件,成功减少了幻灯片的数量以及它们包含的信息。在这个例子中,文件是纯文本的,而幻灯片起到的作用是展示。这样一来,即使幻灯片数量大幅减少,发出者和接收者仍能确信信息是完整的。我们测试过许多备选方案,最后证明这似乎是既精确又完整地传输信息的最有效的方法。同时,它还是最高效的方法,因为同幻灯片相比,文件制作起来既快速又便捷。
 
如果你讲述一个故事,幻灯片就像是一本书中的插画,起到澄清和展示故事的作用。不过通常提供附加文件能让你自己和观众都有信息可循,是种非常有效的方法。附加文件的内容主要取决于你想要达到什么目的。
 
对于大多数演讲来说,你可以通过三种文件来为其增加价值:
 
·演讲者注释对你或者其他要用这个演讲的人来说是个很好的记忆辅助工具。
 
·讲义能让观众提前了解你将在演讲里谈到什么。
 
·在研讨会上你可以分发演讲手册让参与者在上面记笔记,这样他们就能在演讲过程中一直保持积极(互动)状态。
 
当然,你还可以分发其他材料,比如计划书、年度报告、备份文件等。
 
演讲者备注
 
这些注释是建立在故事大纲的基础上的,是以电报形式来表达演讲中的故事。注释可以是文件形式,或是写在提示卡片上,还可以写在演讲软件中的备注页里。
 
在演讲者备注页里,你只需写下要点,而不是整句话(完整的句子需要被“读出来”,而这么做你就会失去同观众的眼神交流)。你只需用关键词来讲述故事:“钞票的故事”足以让你回想起内容,同时还需要添加一些“进程指引”,比如说“暂停”或“跳到下一张幻灯片”。
 
在演讲中不要被演讲者备注牵着鼻子走,它们只是提醒你想起内容或在你灵感枯竭时激发灵感的工具。
 
演讲软件能够让演讲者备注同幻灯片并列显示在电脑屏幕上,理论上这是件很棒的事情,不过通常要在电脑屏幕上看清楚备注非常困难。
 
讲义
 
根据演讲的类型以及你要达到的目的,讲义能够让观众在演讲过后复习你的关键信息,以及更深入地了解一些细节内容。
 
当然,你的讲义可不能只是将幻灯片上的内容一字不差放到纸上去。
 
讲义的目的是让观众在演讲过程中能集中精力去听你说的话,而不用分散精力去记东西。人类并不擅长执行多重任务。如果没有讲义,在演讲中观众可能会花一半时间去记笔记,结果错过了你的信息。请在演讲结束后而不是开始时分发讲义,否则在你说话的时候观众会翻看它们而不去注意你说了什么。
 
将演讲者备注和幻灯片结合起来,你可以用软件轻松制作出讲义。像PowerPoint这样的软件有个额外的功能,点击一个按钮就能将演讲者备注生成文档格式,同时还附有幻灯片作为插图。你只需稍微调整文字和页面布局就能快速将它转成一份完美的讲义。
 
演讲手册
 
作为一项通用规则,你一定不希望观众在你说话的时候低头看文件。不过如果你想要将演讲转变成一场工作研讨会的话,会是个例外。你可以在特定的时刻给观众一些时间,让他们记笔记或是填写演讲手册。这样一来,他们就不会在你说话的时候写字了。工作文件有很多形式,不过请不要照读文件,这样会促使你的观众在演讲当中翻阅它们。
 
其他文件及演讲材料
 
不要用幻灯片展示广告宣传方案。使用海报样板、折叠式印刷品或是图片材料来代替幻灯片。同样,如果你要发布一个网站,直接展示它并且演示如何浏览。不过你要确保电脑上有离线版本的内容,以免到时候网络不可用。对产品演示来说,使用产品自身作为辅助工具。比起使用幻灯片,使用产品自身来展示它的优点岂不是更好?
 
那么,结论是什么?你并不总需要使用幻灯片,用一张海报也可以完成一整场演讲,或是使用你随后会制作成讲义的提示卡片。对人数较少的观众来说,展示真实的物品来替代使用幻灯片。
 
 
 
简而言之
 
除了演讲之外,你可能还会需要其他材料,可能是演讲者备注、讲义和演讲手册。无论你是如何准备文件的,请确保它们不会影响演讲者,也就是你在演讲中同观众的交流。
 
 
 
 
 
第12步:一切就绪!准备面向观众
 
大卫是我的高尔夫老师,虽然他已经不在人世,不过我从他那里获益匪浅。每个打高尔夫的人都会同意一点:高尔夫着实是一项困难的运动。你挥杆的每个细节都会影响球的飞行。最小的差别也能影响球是落到草坪上还是落入湖中。你握杆的方式、双脚的位置、抬杆的力度、杆面的开口方向、向后挥杆的角度、臀部的转向、膝盖的弯度、下杆的力度、手腕的转折,所有这些要素的调节……一切都需要做对,只有这样,那个小白球才会飞到你想它到达的位置。“你挥杆的动作还要很自然,”大卫补充道。自然?你一定是在开玩笑!不过显而易见,他说的是对的。
 
这就是为什么打高尔夫需要大量练习。高尔夫选手要花很多时间在击球上,一杆又一杆,耐心而又认真地分析自己挥杆的每个环节。不过当他们站在球场上时,却不会去想这些事情。他们会专注于比赛和目标,忘记所有练习时考虑的事情,让自己挥杆自如。你猜结果如何?非常有用!
 
演讲也是同样的原理。你需要准备和练习。如果想要获得成功,你就需要把所有要素结合起来。不过,一旦你站到观众面前了,就不要再想它们了,你要关注的是同观众进行互动以及如何实现自己的目标。
 
现在已经进行到准备阶段的最后一步了。在排练的时候,你仍然可以改变细节部分,不过不要改变任何关键的内容。你可以一遍又一遍地微调,不过到了一定时候还是要适可而止。如果你之前的阶段和动作都进行得很正确,那么就不会出什么错了。你至少要把整个演讲演练一遍。你排练地越逼真,最后的效果就越好。所以,站起来大声说出来吧。如果你有观众,比如说你的团队成员、上司、同事,那就再好不过了。让他们给你一些指点,把下面这个检查表给他们来寻求诚实的反馈。
 
自然地说话
 
·使用简单易懂的语言。像平常一样说话,避免术语和正式场合的表达。
 
·大声重复幻灯片的标题。一字不落地读幻灯片的标题,将它们简短有力地读出来。这么做会减少认知负荷。有太多演讲者是把标题用自己的语言说出来。
 
·记住关键语句。关键语句包括第一句话、结束语和关键信息。
 
·以对话的方式说话。进行提问,你可以自己回答,也可以让观众来回答。这两种方式中任意一种都能增进互动,提高观众的注意力。你的金字塔的结构已经按照提问——回答的格式设计好了,现在就好好利用它吧。同时,短暂停顿来增强效果:“为什么我们应该改变?”(停顿)“有三个原因。第一个原因是……”
 
·使用有力的语言。不要让较弱的语言削弱了演讲:“这个是证明……的小小案例”,“可能的选择是……”,“他们最后可能考虑的提案之一是……”这些都不是很好的语句。
 
·说话大声、清晰。难以听清和理解的声音会占用观众大量的认知精力。
 
·使用扩音器。如果你要在很大的房间里演讲,请要一个扩音器。如果本来就有扩音器,那就直接可以用了。很多演讲者并不这么做,他们觉得不带扩音器会更有男子气概。事实并非如此。
 
·加入停顿。在演讲中一个关键部分开始前或结束后停顿,这时整个现场会安静下来,这样做能强化你的信息,留给观众时间去思考你刚才说的话。停顿会减少认知负荷,增加注意力的程度。
 
使用简单的语言
 
让我们回到本书的第一部分,关于“知识的魔咒”的部分。我们无法确定,本来对方对我们已有的知识一无所知,通过我们说的话,对方能否收到我们想传达的信息。所以确保自己总是使用简单的语言,避免复杂的语言、术语、科技语言和夸张的语句。
 
这么做会让你的语言易于理解,降低观众的认知负荷,这样他们才会有更多的认知精力去吸收你的信息。
 
不过,科技术语可能要用在下列情况中:
 
·如果科技术语比日常语言更精确。
 
·如果你了解到观众对科技术语很熟悉。
 
在其他所有情况中,不要使用术语。我曾经听过一个演讲者说:
 
为了减少目前这种不必要的官僚作风的现象,我们要重新设计一套精益流程,改进管理部门的客户接口,这样我们就能充满活力地应对客户多样化的需求。
 
其实,他的意思是:
 
我们将扔掉过时的规则,给予员工更多自由去处理客户的需求。
 
还有个例子:
 
请注意,只有当流程改变,形成更高效、更实际的采购流程之后,大规模的缩减相关成本才有可能。
 
下面这样表达是不是更好?
 
我们要通过简化采购流程来节省开支。
 
使用“简单的语言”实际上就是“让你像平时一样说话”。然而,出于某些奇怪的原因,人们通常在官方场合,如演讲时,倾向于使用正式的语言。作为总结,请记住下面几条规则:
 
1.避免术语。演讲者知道术语的意思,而观众通常却不知道。
 
2.面向观众说话。不要自顾自地说你的主题,而是要面向观众说话。不要说“研究表明……”,应该说“让我们来看看这张表格上的数据……”
 
3.使用简短的语句。有时候你可能无法驾驭长长的句子,你知道开始要怎么说,但是却不知道怎么去结束这句话。
 
4.使用具体的词。避免名词化(把动词和形容词当作名词使用),比如“使用太阳能板进行家庭供暖”。更好的表达方式是“用太阳能板把家里暖起来”。
 
5.避免使用辅助动词。避免像“能、将、必须……”及其他模糊的表达方式。不要说“在这张表中你能看到……”而是说“在这张表中你看到”。
 
使用具体的、说明性语言
 
除了使用没有术语的简单语言外,你还要使用图文并茂的说明性语言。这些就是你的迷你“抓手”。教育学家了解到,对上小学的儿童来说,计算“3×4+5-2”要比“操场上有3组小朋友,每组有4个人。然后,有5个小朋友又加入了他们,又有2位小朋友离开了。现在操场上还有多少位小朋友”要难得多。
 
怎么才叫作具体?下面的例子可以说明:
 
 
 
 
 
跳出幻灯片的束缚:
 
·不要依赖幻灯片。不要依赖幻灯片给你提供记忆辅助,你只应将它看作更清晰展示内容给观众的工具。
 
·说明你的幻灯片。很多演讲者都是先打开幻灯片,看看里面说了什么,然后再开始讲解:“正如你从幻灯片上看到的,市场的增长速度远没有预计的快……”更好的方法是你在打开幻灯片之前先告知观众,概述一下幻灯片的内容:“市场的增长速度远没有预计的快。让我们来看看下面的幻灯片,显示的是……”
 
仪态自如,贴近观众
 
·总是站着。即使在小型会议中也是如此。毕竟是你在做演讲!
 
·注意姿势。你知道什么姿势舒服,所以怎么舒服怎么做。让自己看起来很精神,不要显得没精打采的。避免任何让你看起来不可信或给观众留下不信任感的姿势:抖腿、摸衣领、抚玩眼镜等。
 
·敢于使用手势。或者将双手放在身体两侧,保持镇定。手上拿一个指示器或者笔记可能会有所帮助。千万不要表现得坐立不安。
 
·动起来!不要躲在桌子或者讲台后面,不要固定待在一个地方,你要来回移动。不要害怕站得离观众太近,这么做能增进你们之间的联系。如果可能的话,在观众间移动(比如在中间的过道移动)。
 
展示开放积极的态度
 
·最为重要的是做自己。
 
·要充满热情。热情是能够感染的,即使你的观众没有回应,你还是要保持自身的热情。
 
·敢于犯错。如果你说某些词的时候结巴了,向观众道歉,然后继续说下去,要表现得和正常对话一样。
 
·向观众寻求反馈意见。“你们觉得如何?你们同意吗?”
 
·不要因为所谓的“缺陷”而道歉。很多演讲者会一开始就为幻灯片没做好、准备不充分、自己太紧张等而道歉。不要这么做!你自己所认为的缺陷其实观众不会怎么注意就过去了,除非你自己将它们指出来。
 
同观众接触
 
·眼神交流。你要同观众中的个体进行眼神交流,你看着他的眼神应如同他是你的一位朋友,你正要与他举杯共饮。
 
·不要畏惧提问。观众提问表明他们非常感兴趣。
 
·邀请观众提问。在演讲中规划好特定的时间,让观众能够问问题。在演讲开始就告知观众这点,这样他们在你说话的时候就能专心听讲了。
 
·用自己的话复述一遍问题。这么做的话,你可以检验自己是否正确理解了问题,也将问题清楚展示给所有观众,同时还为你留出了思考答案的时间!
 
·如果需要的话,向提问者澄清问题,为自己争取思考的时间。“你是指……吗?”或是解释为什么你想把某个问题的答案留到之后再说。没有人指望你是无所不知的。
 
检查设备
 
检查你所有的设备和科技辅助工具。如果可能的话,在演讲的场所进行一次完整的演练,这样你就能够现场测试所有东西。幻灯片如你预计那样播放了吗?是否有间隔?幻灯片页面跳转顺利吗?同步效果好吗?如果你在演讲的时候还在担心这些问题,那么你就不会全身心投入到观众和信息上面去。所谓的检查是指:
 
·测试软件。PowerPoint有不同的版本,其他的软件也是如此,而这些都会影响到你的演讲。检验在你的设备上一切运行顺利。
 
·使用无线遥控。这样你就能在演讲过程中来回踱步。你要确保自己掌握了如何使用它。
 
·在同演讲当天相同的光线下测试屏幕和投影仪,所有内容都清晰可见吗?如果房间里挤满了人,屏幕顶端的内容还能看得清楚吗?走到房间的后面检查一下。
 
·检查声音和麦克风。
 
·检查你会用到的所有科技设备,如视频、网络链接等。
 
·同活动的组织者或技术人员一起做出具体的安排。
 
·如果你需要在你的电脑屏幕上显示演讲者备注,检查它是否正确放映。
 
同样,你也可以针对演讲当天制定一个检查表。在你开始演讲前浏览一遍,或是让其他人帮你检查一遍。检查一切是否就绪,然后就不要再想这件事了。现在做改变已经来不及了,放松,尽你最大努力就好。一切都会很顺利的!
 
在演讲开始前,抽时间和观众聊几句。你准备得很充分,自信满满,那么让他们看到你的状态。即使设备不尽人意,你脑中还有金字塔结构,你还有满满的抓手可以用。它们足以帮助你传达关键信息,达到你的目的。
 
简而言之
 
你现在蓄势待发了。在排练结束后最后一次测试你的所有设备,然后浏览一遍检查表。接下来只需要做一件事情,做好你自己。深呼吸,站直,把注意力放到观众身上,开始吧!祝你好运!
 
为了做好演讲:
 
首先,站直,这样你就能够被看到。
 
其次,大声说话,这样你就能被听到。
 
最后,沉默,为了保持有趣!
 
教授J.A.胡维兹博士
 
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